10 consejos para liderar una reunión más efectiva
Algunos empleados pueden percibir el hecho de ser llamados a participar en una reunión como algo positivo que implica reconocimiento y valoración, pero muchos otros ven en las reuniones una pérdida de tiempo que interrumpe su flujo de trabajo, a la vez que las consideran poco efectivas.
Es responsabilidad de los directivos hacer que las reuniones sean útiles y que los empleados se sientan comprometidos con ellas.
¿Cómo mejorar el compromiso de los empleados en las reuniones?
- Antes de cada reunión, se deben determinar los temas que se van a tratar y quiénes son los interlocutores.
- Al comienzo de la reunión, hay que comunicar a los participantes que se quiere conocer su opinión y asegurarse de que no quede ningún punto de vista sin expresar.
- Hay que presentar la información sobre cada tema de forma específica.
- Antes de pasar de un tema a otro, conviene pensar en quién más podría tener algo con lo que contribuir a la conversación y llamarlo.
- Durante toda la reunión, es clave mantener una actitud de escucha activa y una comunicación asertiva y transparente.
A continuación, vamos a ver qué consejos pueden ayudar a liderar una reunión de forma eficaz.
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1. Asignar tareas previas
Realizando una asignación de tareas previas a la reunión, los directivos fomentarán la preparación de esta e involucrarán a los empleados. El trabajo previo puede ser sencillo: solicitar a los participantes que proporcionen sugerencias o ejemplos que se puedan agregar y presentar durante la reunión. Esto hará que la propia reunión sea más rica y probablemente más eficiente.
2. Adoptar una mentalidad de “todos participan”
Para no centrar toda la reunión en un único portavoz, es positivo asignar roles relevantes, temas o actualizaciones que cada participante (o la mayoría) pueda compartir con el grupo. Dado que los participantes desempeñan un papel más activo, es más probable que presten atención y se sientan fortalecidos por la nueva responsabilidad.
3. Hacer que la reunión sea procesable
Enviar a los participantes el programa de la reunión permite centrarse en qué acciones y decisiones se deben tomar para avanzar y procesar con antelación los aspectos que se van a tratar.
4. Tener en cuenta los diferentes estilos de aprendizaje y talentos
Un equipo exitoso se compone de individuos con diferentes fortalezas, talentos y estilos de aprendizaje. Cuando se lidera una reunión de equipo, hay que tener en cuenta esos diferentes estilos para crear un entorno inclusivo y participativo.
5. Invitar a menos personas
Limitar los asistentes a la reunión a aquellos cuya presencia es realmente necesaria ahorra tiempo a los directivos y al personal. Los empleados no tienen que pasar tiempo en una reunión no esencial y pueden dedicarse a su trabajo. Además, esto permite llevar a cabo reuniones más eficientes y enfocadas solo hacia las partes clave interesadas.
6. Colaborar
Es muy importante involucrar a todos los participantes en una reunión. Antes de que tenga lugar, es importante contactar con los asistentes y pedirles que aporten sugerencias sobre los temas que quieran tratar. Esto hace que todos estén preparados para la reunión y que su grado de compromiso sea mayor.
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7. Dar a todos tiempo para pensar
Cuando se hacen preguntas en una reunión, algunas personas necesitan más tiempo para pensar que otras. Hay que respetar estos tiempos y escuchar de forma activa lo que cada participante quiera expresar o aportar.
8. Activar la energía de los asistentes
Algunas reuniones suelen ser largas y aburridas. Se puede activar la energía de los asistentes preguntando, por ejemplo, ¿Qué es lo más importante para ti en términos de éxito en el equipo?, mientras se recorre la habitación y se pide que cada persona comparta sus pensamientos en 30 segundos o menos. Hay que anotarlos y hacer que el equipo decida en qué orden tienen más influencia las ideas, para luego planificar lo que se necesitará para llevarlas a la práctica.
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9. Comenzar con el objetivo en mente
Al comienzo de cualquier reunión, es clave establecer su objetivo de forma clara. Por lo general, será suficiente una sola idea en lugar de una lista larga. Hay que limitar el tiempo para cada paso del proceso. Comenzar centrados en el objetivo único aumentará en gran medida la probabilidad de lograrlo.
10. Empezar y acabar con puntualidad
Cuando se comienza una reunión de forma puntual y se termina a tiempo, los empleados muestran mayor confianza y compromiso. Es muy importante respetar siempre el tiempo marcado para la celebración de la reunión.
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